Checklist Hồ Sơ Thanh Toán Hàng Tồn Kho Excel

Bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ: Hàng tồn kho là gì? Các loại hàng tồn kho? Phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ và cách hạch toán hàng tồn kho.

Hàng tồn kho và thanh lý hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho bao gồm các tài sản được doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụ sản xuất hoặc bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thường xuyên. Điều này bao gồm hàng hóa đang vận chuyển, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa đang gửi bán, và hàng lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Thanh lý hàng tồn kho là quá trình tiêu thụ toàn bộ hàng tồn kho với giá bán thấp hơn giá gốc, nhằm giải phóng không gian lưu trữ và thu hồi vốn.

Hướng dẫn cách thanh lý hàng tồn kho thấp hơn giá vốn

Thanh lý hàng tồn kho với giá thấp hơn giá vốn là tình huống thường gặp khi hàng hóa không còn phù hợp với nhu cầu thị trường hoặc doanh nghiệp muốn giảm lượng hàng tồn kho cũ. Để thực hiện quá trình này hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đánh giá giá trị hàng tồn kho

Trước khi thanh lý, cần đánh giá chi tiết giá trị hàng tồn kho hiện có, bao gồm xác định giá vốn của từng mặt hàng và tính toán tổn thất khi bán dưới giá vốn. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ mức thiệt hại tài chính có thể xảy ra.

Bước 2: Xác định chiến lược thanh lý

Chọn phương pháp thanh lý phù hợp, như:

Bước 3: Ghi nhận giao dịch thanh lý

Ghi nhận các giao dịch thanh lý trong sổ sách kế toán, bao gồm:

Bước 4: Cập nhật sổ sách kế toán

Sau khi thanh lý, cập nhật sổ sách kế toán để phản ánh sự thay đổi trong tình hình tài chính, bao gồm:

Lập báo cáo tài chính để phản ánh ảnh hưởng của việc thanh lý hàng tồn kho, bao gồm:

Xem thêm: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho

V.  Các câu hỏi thường gặp về hàng tồn kho

1. Đối tượng nào nên áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên?

Các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, xây dựng, lắp đặt, kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị…

2. Đối tượng nào nên áp dụng phương pháp kê khai định kỳ?

Các đơn vị kinh doanh có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách, mẫu mã hoặc chỉ cung cấp 1 loại hàng hoá, sản xuất 1 loại sản phẩm, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng may mặc, thời trang hoặc sản xuất kinh doanh ngành dược phẩm…

3. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp kê khai thường xuyên

4. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp kê khai định kỳ

Do chỉ cần phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không cần phải liên tục, và thường xuyên nên công việc nhẹ nhàng, đơn giản hơn.

Trần Huyền - Phòng Kế toán Anpha

Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động hiện nay, việc thanh lý hàng tồn kho không chỉ là một giải pháp tối ưu để giải phóng vốn mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Bài viết này AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ “thanh lý hàng tồn kho hạch toán như thế nào?” một cách chính xác và hiệu quả, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được sự minh bạch trong báo cáo tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận.

IV. Cách hạch toán hàng hóa tồn kho

1. Theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.1. Nhập kho mua hàng hóa, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu:

Nợ TK 152: Giá trị của nguyên vật liệu;

Nợ TK 153: Giá trị của công cụ dụng cụ;

Nợ TK 156: Giá trị của hàng hóa;

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa;

Có TK 111/112/331...: Tổng giá thanh toán.

➤ Trường hợp đã nhận được hóa đơn nhưng đến cuối kì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa chưa về kho, thì sẽ hạch toán căn cứ vào hoá đơn:

Nợ TK 151: Giá trị của hàng mua đang đi đường;

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa;

Có TK 111/112/331,...: Tổng giá thanh toán.

➞ Sau khi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho:

Nợ TK 152: Giá trị của nguyên vật liệu;

Nợ TK 153: Giá trị của công cụ dụng cụ;

Có TK 151: Giá trị của hàng mua đang đi đường.

➤ Trường hợp chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán:

Nợ TK 111/112/331...: Giá trị hàng được chiết khấu, giảm giá;

Có TK 156: Giá trị hàng hóa (nếu tồn kho);

Có TK 632: Giá vốn hàng bán(nếu hàng đã bán);

Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá.

➤ Trường hợp mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp:

Nợ TK 156: Giá trị hàng theo giá mua trả tiền ngay;

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá;

Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm = Số tiền phải thanh toán-giá mua nếu trả tiền ngay;

Có TK 331: Tổng giá cần thanh toán.

➞ Hàng kỳ khi tính số lãi khi mua hàng trả chậm, trả góp:

Nợ TK 635: Phần lãi trả chậm kì đó;

Có TK 242: Phần lãi trả chậm kì đó.

➤ Hạch toán chi phí khi mua hàng hoá:

Nợ TK 156: Chi phí mua khi hàng hoá;

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí khi mua hàng hoá;

Có TK 111/112/331...: Tổng giá thanh toán.

1.2. Hàng hoá xuất bán hoặc kết chuyển chi phí dở dang của phần cung cấp dịch vụ:

Có TK 156: Giá trị hàng đã xuất bán.

1.3. Hàng hoá gia công hoặc chế biến:

➤ Khi hàng hoá được đưa đi gia công hoặc chế biến:

Nợ TK 154: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến;

Có TK 156: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến.

➞ Chi phí gia công, chế biến hàng hoá:

Nợ TK 154: Chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;

Có TK 111/112/331,...: Tổng giá thanh toán.

➞ Khi nhập kho hàng hoá đã gia công hoặc chế biến:

Nợ TK 156: Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến;

Có TK 154: Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến.

2. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

➤ Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng hoá cuối kỳ trước sang trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ:

➤ Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:

➤ Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:

Khi nào tổn thất từ việc thanh lý hàng tồn kho nên được ghi nhận trên báo cáo tài chính?

Tổn thất từ việc thanh lý hàng tồn kho cần được phản ánh ngay trên báo cáo tài chính khi giao dịch thanh lý được hoàn tất. Việc ghi nhận kịp thời đảm bảo tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp được phản ánh chính xác trong kỳ báo cáo.

III. Các phương pháp kế toán kê khai hàng tồn kho

Theo Khoản 1 Điều 22 của Thông tư 133/2016/TT-BTC thì dựa vào nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh giá trị hiện có và cập nhật kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Do vậy, có 2 phương pháp kê khai hàng tồn kho:

1. Phương pháp kê khai thường xuyên

Là phương pháp theo dõi thường xuyên và liên tục, phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn của hàng tồn kho, có thể tính giá trị xuất bất kỳ lúc nào.

Công thức tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được thể hiện:

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Là phương pháp phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không có tính chất thường xuyên và liên tục, nên chỉ tính giá trị hàng xuất kho vào cuối kỳ.

Làm thế nào để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho sau khi thanh lý?

Sau khi thanh lý hàng tồn kho, cần điều chỉnh giá trị hàng tồn kho để phản ánh tổn thất từ giao dịch này. Cập nhật số lượng và giá trị hàng tồn kho trong sổ sách kế toán bằng cách loại bỏ số lượng hàng đã thanh lý và điều chỉnh giá trị còn lại, đảm bảo thông tin tài chính được chính xác và đáng tin cậy.

Nguyên tắc khi hạch toán thanh lý hàng tồn kho

Khi bán hàng tồn kho với giá thấp hơn giá vốn, tổn thất từ thanh lý cần được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán. Theo nguyên tắc kế toán, khoản tổn thất này sẽ được phản ánh trong báo cáo lợi nhuận và lỗ. Doanh nghiệp cần tính toán chính xác mức tổn thất bằng cách so sánh giá vốn và giá bán, sau đó ghi nhận khoản tổn thất này vào tài khoản chi phí phù hợp.

Trong quá trình thanh lý, giá trị hàng tồn kho cũng cần được điều chỉnh để phản ánh tổn thất thực tế. Theo nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho, giá trị trên sổ sách cần được cập nhật để phản ánh sự giảm giá khi hàng hóa được thanh lý dưới giá vốn.

Doanh thu từ việc bán hàng tồn kho cần được ghi nhận theo giá bán thực tế và sẽ xuất hiện trên báo cáo lợi nhuận và lỗ, ngay cả khi giá bán thấp hơn giá vốn. Việc ghi nhận doanh thu đầy đủ sẽ cung cấp cái nhìn rõ ràng về hiệu quả của hoạt động thanh lý hàng tồn kho.

Ngoài ra, các chi phí liên quan đến thanh lý hàng tồn kho, bao gồm tổn thất và các chi phí phát sinh như vận chuyển, khuyến mãi, hoặc xử lý hàng hóa, cần được phân loại rõ ràng. Các chi phí này nên được ghi nhận vào các tài khoản chi phí tương ứng và phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính.